Méthode PM² : tout savoir sur la méthode européenne de gestion de projet

Un projet mal préparé coûte cher : objectifs flous, rôles mal définis, décisions prises trop tard, budget qui dérape. Pour éviter ces erreurs sur ses propres projets, la Commission européenne a créé sa méthode de gestion de projet : la méthode PM².

Gratuite, simple à prendre en main et disponible en français, la méthode PM2 est aujourd’hui utilisée bien au-delà des institutions européennes : administrations, associations, prestataires, entreprises privées. Dans cet article, découvrez ce qu’est PM², pourquoi on parle d’une méthode européenne, comment se déroule un projet PM² et comment vous former à cette méthode.

Qu’est-ce que la méthode PM² ?

PM² est la méthode officielle de gestion de projet de la Commission européenne. Elle a été créée en 2007 pour les besoins internes de la Commission. Depuis 2018, elle est ouverte à tous.

PM² ne réinvente pas la gestion de projet. Elle reprend les bonnes pratiques des grandes méthodes reconnues dans le monde, comme PRINCE2 ou celles du PMI. Elle y ajoute l’expérience des nombreux projets menés par la Commission. L’objectif est d’avoir une méthode efficace, mais assez simple pour être utilisée par des équipes qui ne sont pas toutes composées de chefs de projet expérimentés.

Concrètement, la méthode PM² vous donne quatre choses :

• des étapes claires pour mener un projet du début à la fin ;
• des rôles bien définis pour savoir qui décide et qui fait quoi ;
• des activités de pilotage pour suivre le projet au quotidien ;
• des modèles de documents prêts à l’emploi : charte de projet, planning, registre des risques, rapport de fin de projet…

Une méthode gratuite

C’est l’un de ses grands atouts. Le guide PM² et tous les modèles de documents sont publiés gratuitement par la Commission européenne. Chacun peut les télécharger, les utiliser et les partager, sans licence ni abonnement. Tout est disponible sur le site officiel PM².

Pour quels projets ?

PM² peut s’appliquer à tous les types de projets : informatique, organisation, communication, construction… Elle est particulièrement utile pour les projets qui :

• durent plus de quelques semaines et mobilisent plusieurs personnes ;
• ont besoin d’un budget et d’objectifs validés par une direction ;
• impliquent plusieurs services ou plusieurs organisations ;
• demandent un suivi précis et une bonne traçabilité des décisions.

Pour un petit projet, on peut alléger la méthode et ne garder que l’essentiel.

Pourquoi parle-t-on d’une méthode européenne ?

Les méthodes de gestion de projet les plus connues viennent du monde anglo-saxon : PRINCE2 a été créée au Royaume-Uni, et le PMBOK aux États-Unis. PM², elle, est née en Europe, pour répondre aux besoins des projets européens.

Une méthode publique, créée par la Commission européenne

PM² a été pensée pour le fonctionnement des institutions européennes : projets avec de nombreux partenaires, contrôles réguliers, transparence dans l’utilisation de l’argent public. Elle est aujourd’hui maintenue par la Commission, qui l’améliore régulièrement. La dernière version complète du guide date de décembre 2023, et une nouvelle édition est en préparation.

Un bien commun européen

Le guide est diffusé gratuitement par l’Office des publications de l’Union européenne. Le site officiel est consultable dans les 24 langues de l’Union, et les guides existent en français. Toute organisation européenne peut donc s’approprier la méthode, quelle que soit sa taille ou son pays.

Un langage commun avec vos partenaires européens

Vous répondez à un appel à projets européen ? Vous travaillez avec plusieurs partenaires de pays différents ? Vous êtes prestataire d’une administration ou d’une institution européenne ? Dans tous ces cas, PM² est un vrai atout. Elle est conçue aussi pour les projets financés par l’Union européenne : c’est la méthode de vos interlocuteurs à la Commission. Parler PM², c’est parler la même langue que vos partenaires.

Les 4 phases d’un projet PM²

Avec PM², un projet avance en quatre grandes étapes. À la fin de chaque étape, le projet passe par une validation formelle : on vérifie que tout est prêt avant de passer à la suite. C’est ce qu’on appelle une « porte de phase ».

1. L’Initialisation : définir le besoin

Tout commence par une question simple : pourquoi lancer ce projet ? Pendant cette phase, on précise le besoin, on vérifie que le projet est utile pour l’organisation et on fixe ses grandes lignes.

Trois documents sont rédigés :

• la demande de projet, qui décrit le besoin ;
• l’étude d’opportunité, qui explique pourquoi le projet vaut la peine d’être mené et combien il va coûter ;
• la charte du projet, qui fixe le périmètre, le budget, les délais, les risques et les résultats attendus.

Cette phase est souvent négligée, et c’est une erreur : un projet mal défini au départ a peu de chances de réussir.

2. La Planification : organiser le travail

Une fois le projet validé, on prépare le plan d’action. On découpe le projet en tâches, on estime le temps et le budget nécessaires, et on construit le planning.

On rédige aussi le manuel du projet, qui fixe les règles du jeu : comment on communique, comment on gère les risques, comment on contrôle la qualité, comment on traite les demandes de changement. Cette étape s’appuie souvent sur un outil de planification comme MS Project ou ProjectLibre.

3. L’Exécution : réaliser le projet

C’est la phase la plus longue et celle qui mobilise le plus de monde. L’équipe produit ce qui a été prévu dans le plan. Le chef de projet coordonne le travail, informe les personnes concernées et vérifie la qualité des résultats.

Des rapports d’avancement réguliers permettent à chacun de savoir où en est le projet.

4. La Clôture : faire le bilan

Quand le travail est terminé, le client valide officiellement les résultats. L’équipe fait le bilan : ce qui a bien marché, ce qui pourrait être amélioré. Ces enseignements sont notés dans le rapport de fin de projet, pour aider les projets suivants. Le projet est ensuite clôturé et ses documents archivés.

Le suivi, tout au long du projet

En parallèle de ces quatre phases, le chef de projet surveille en permanence l’avancement du projet. Il suit les risques, les problèmes rencontrés, les décisions prises et les demandes de changement, grâce à des registres simples. Si le projet prend du retard ou dépasse son budget, il peut réagir rapidement.

Qui fait quoi dans un projet PM² ?

Un des points forts de PM² est la clarté des rôles. Chacun sait ce qu’il doit faire et qui prend les décisions.

• Le Comité de Pilotage donne la direction du projet, arbitre les choix importants et valide le passage d’une phase à l’autre.
• Le Porteur de Projet représente le client. Il exprime le besoin et valide le résultat final.
• Le Responsable métier accompagne le Porteur de Projet au quotidien et prépare les équipes aux changements apportés par le projet.
• Le Chef de Projet pilote le projet au jour le jour : planning, équipe, risques, suivi.
• L’Équipe du Projet réalise concrètement le travail.
• L’Équipe de soutien peut apporter une aide administrative et méthodologique.

Avec cette organisation, le chef de projet ne porte plus seul toutes les décisions. Chacun connaît ses responsabilités, et les problèmes remontent vite à la bonne personne.

PM², PRINCE2 ou PMI : quelles différences ?

PM² s’inspire des grandes méthodes existantes, mais elle s’en distingue sur plusieurs points :

• Son origine : PM² vient de la Commission européenne, PRINCE2 du Royaume-Uni et le référentiel du PMI des États-Unis.
• Son coût : le guide PM² est gratuit, alors que les manuels PRINCE2 et PMI sont payants.
• Ses outils : PM² fournit gratuitement tous ses modèles de documents, prêts à l’emploi.
• Sa simplicité : PM² est pensée pour être facile à mettre en place, même dans une petite équipe.

Vous visez une certification plus internationale ? CMS Informatic propose aussi des formations PRINCE2® Foundation et PMP.

Et les méthodes agiles ?

PM² n’est pas incompatible avec l’agilité, bien au contraire. La Commission européenne propose une version PM²-Agile, qui permet de travailler par petites étapes rapides tout en gardant un cadre de pilotage solide. Son guide est disponible en français. Pour aller plus loin, découvrez nos formations aux méthodes agiles.

Les avantages de la méthode PM²

• Gratuite : guide et modèles de documents sont accessibles à tous, sans frais.
• Simple : elle s’adapte à la taille de chaque projet, sans lourdeur inutile.
• Claire : des étapes et des rôles compris par tous.
• Rassurante : les validations entre chaque phase évitent de se lancer trop vite.
• Traçable : les décisions, risques et changements sont notés et suivis.
• Européenne : c’est la méthode de référence des institutions de l’Union et un atout pour les projets européens.

Comment obtenir une certification PM² ?

Les certifications PM² sont délivrées par la PM² Alliance, un organisme indépendant à but non lucratif. Les examens se passent en ligne, sous forme de questionnaire à choix multiples.

Plusieurs niveaux existent, du niveau découverte au niveau expert. Le plus courant est la certification PM² Essentials, qui valide une bonne maîtrise de la méthode. Une version dédiée à l’agilité existe aussi.

Pour réussir l’examen, le plus efficace est de suivre une formation : vous pratiquez la méthode sur des cas concrets et vous pouvez poser toutes vos questions à un formateur.

Se former à la méthode PM² avec CMS Informatic

Vous souhaitez appliquer la méthode européenne PM² sur vos projets et vous préparer à la certification ? CMS Informatic, organisme de formation certifié Qualiopi depuis plus de 40 ans, propose une formation PM² concrète et pratique.

• Durée : 3 jours (21 heures)
• Format : en présentiel à Villejust (Paris-Saclay) ou à distance
• Pour qui : chefs de projet, PMO, managers, responsables fonctionnels, membres d’équipes projet
• Prérequis : une première expérience du travail en mode projet est souhaitable

Le programme en 3 jours

1. Lancer un projet : définir les rôles, cadrer le besoin, rédiger la charte du projet.
2. Planifier et organiser : découper le projet en tâches, construire le planning et le budget, anticiper les risques.
3. Piloter et clôturer : gérer les changements et les imprévus, valider les résultats, faire le bilan.

Chaque journée alterne explications et cas pratiques, dont la gestion d’un projet en difficulté. La formation se termine par un QCM.

Inscription : 01 64 86 42 42 ou admin@cms-informatic.com. Notre équipe vous répond en moins d’une heure.

Découvrir le programme complet de la formation PM²

FAQ sur la méthode PM²

Qu’est-ce que la méthode PM² ?

C’est la méthode de gestion de projet créée par la Commission européenne. Elle propose des étapes, des rôles et des modèles de documents pour mener un projet de A à Z.

Pourquoi dit-on que PM² est une méthode européenne ?

Parce qu’elle a été créée et est maintenue par la Commission européenne, pour les besoins des institutions de l’Union. Elle est aussi pensée pour les projets financés par l’Union européenne.

La méthode PM² est-elle gratuite ?

Oui. Le guide et tous les modèles de documents sont gratuits. Seules la formation et la certification sont payantes.

Quelles sont les 4 phases de PM² ?

L’Initialisation, la Planification, l’Exécution et la Clôture. Chaque phase se termine par une validation avant de passer à la suivante.

PM² est-elle réservée aux institutions européennes ?

Non. Elle convient à tout type d’organisation : administrations, associations, prestataires et entreprises privées.

Quelle est la différence entre PM² et PRINCE2 ?

PM² s’inspire de PRINCE2 et fonctionne aussi par phases. La principale différence : PM² est gratuite et fournit tous ses modèles de documents, alors que le manuel PRINCE2 est payant.

PM² est-elle compatible avec les méthodes agiles ?

Oui, grâce à la version PM²-Agile, qui permet de travailler par petites étapes tout en gardant un cadre de pilotage.

Combien de temps faut-il pour se former à PM² ?

Trois jours suffisent pour maîtriser l’essentiel et préparer la certification. C’est la durée de la formation PM² de CMS Informatic.